Jak traktować anonimy wpływające do urzędu?
FUNKCJONOWANIE SAMORZĄDU - SAS 3/2017
Przepis § 1 ust. 1 Instrukcji kancelaryjnej, będącej załącznikiem nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, stanowi, że Instrukcja ta określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej.
Zgodnie z § 5 ust. 1 Instrukcji kancelaryjnej, dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy.
W myśl zaś § 6 ust. 1 tej Instrukcji, dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.
Przepis ust. 2 § 6 Instrukcji kancelaryjnej określa przykładowy wykaz dokumentacji nietworzącej akt sprawy, co wynika z użytego zwrotu – „w szczególności”.
Wśród ww. spraw brak jest anonimów, co nie przesądza o braku możliwości zaliczenia ich do tej kategorii dokumentacji – nietworzącej akt sprawy.
Zwrócić należy uwagę, że zgodnie z § 13 ust. 1 Instrukcji kancelaryjnej, punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające (analogicznie stanowi § 40).
Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających identyfikator, określany, jako numer z rejestru przesyłek wpływających, prowadzonego dla danego roku kalendarzowego (ust. 6).
Z wyżej cytowanego przepisu wynika, że obowiązek rejestracji przesyłek wpływających nie jest ograniczony jedynie do przesyłek, które tworzą akta sprawy. Oznacza to, że obowiązkowi rejestracji podlegają wszystkie przesyłki wpływające do urzędu. Jeżeli zarejestrowana przesyłka nie tworzy akt sprawy, nie ma obowiązku rejestrowania jej w spisie spraw.
W myśl § 16 ust. 1 Instrukcji kancelaryjnej, przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:
- danych zawartych w treści pisma – w przypadku, gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma;
- danych na kopercie, w której zamknięte są pisma – w przypadku, gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.
Po ich zarejestrowaniu, anonimy powinny trafić do komórki organizacyjnej urzędu, właściwej do ich oceny z uwagi na ich przedmiot.
W sytuacji, gdy z treści anonimu wynika, że nastąpiło popełnienie przestępstwa, anonim taki powinien być niezwłocznie zbadany i przekazany do odpowiednich organów właściwych (policji, prokuratury), celem przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.
Sławomir Pyźlak
radca prawny
PODSTAWA PRAWNA:
– Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz. 67, z późn. zm.)
