Dobre praktyki obsługi PPK w jednostkach sektora finansów publicznych

AKTUALNOŚCI / KOMENTARZE - SAS 3/2021

Funkcjonowanie Pracowniczego Planu Kapitałowego w podmiotach zatrudniających, tworzących sektor finansów publicznych, powinno odznaczać się szczególną dbałością o środki uczestników PPK. Warto zatem na etapie obsługi PPK zidentyfikować dobre praktyki oraz wdrażać je w jednostkach sektora finansów publicznych.

AUDYT PPK

Ze względu na fakt, że środki gromadzone w ramach PPK stanowią prywatną własność uczestników PPK należy dochować należytej staranności przy obsłudze planu. Dobry rozwiązaniem są okresowe audyty poprawności naliczania wpłat do PPK. Podmiot zatrudniający chcą zabezpieczyć kierownika jednostki oraz inne osoby odpowiadające za kadry i płace w organizacji powinien dokonywać cyklicznych badań audytowych obejmujących podstawę naliczania wpłat do PPK, wysokość wpłaty oraz posiadanie dokumentacji niezbędnej do obsługi Pracowniczego Planu Kapitałowego. Na szczególną uwagę zasługuje także prawidłowe udokumentowanie obowiązków wynikających z przepisów ustawy o PPK wobec nowych pracowników oraz uczestników PPK. W tym celu na potrzeby kontroli Najwyższej Izby Kontroli, Regionalnych Izb Obrachunkowych czy Państwowej Inspekcji Pracy zasadnym jest wykazanie, że oprócz prawidłowego wdrożenia PPK w sposób ciągły zapewniono monitorowanie wykonywanie obowiązków podmiotu zatrudniającego.

DOBRE PRAKTYKI

Wśród popularnych wśród pracodawców działań, które wspierają funkcjonowanie PPK oraz ułatwiają obsługę uczestników należy wymienić stworzenie folderu informacyjnego. Przygotowany przez pracodawcę folder przedstawia zasady działania PPK, a także możliwości oszczędzania. Dokument taki może być udostępniony osobom zatrudnionym na etapie rozpoczęcia pracy i być dołączony do dokumentów, jakie pracownik otrzymuje na początku zatrudnienia. Inną dobrą praktyką są jasne procedury składania dokumentów wskazujące preferowane przez podmiot zatrudniający terminy obsługi wynagrodzeń pracowników. Należy także zauważyć, że budowanie zaufania do PPK odbywa się także poprzez przeprowadzenia corocznych audytów prawidłowości działania oraz przeglądy wyników instytucji finansowych realizowanych we współpracy podmiot zatrudniający – reprezentacja osób zatrudnionych.

SANKCJE KARNE

W celu prawidłowej obsługi PPK niezbędne są działania podmiotów zatrudniających. Aby realizowań przez nie zadania mogły być egzekwowane, ustawodawca prowadził sankcje karne za niewykonywanie obowiązków związanych z obsługą PPK. Jeśli podmiot zatrudniający nie dochowa terminu zawarcia w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej umowy o prowadzenie PPK, podlega karze od 1000 zł do 1000 000 zł. Sankcja ta ma na celu przeanalizowanie sytuacji, w których zatrudniający nie zastosowałby się do obowiązków cyklicznej obsługi PPK. Na taką samą sankcję narazić się może podmiot zatrudniający, który nie odprowadza terminowo wpłat do PPK, czy też nie prowadzi dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK.

Na szczególną uwagę zasługuje sformułowany w przepisach zakaz nakładania do rezygnacji z oszczędzania w PPK. Podmiot zatrudniający wchodzących w skład sektora finansów publicznych powinien w sposób szczególny zadbać aby przekazywane informacje o PPK nie zniechęcały do oszczędzania oraz nie tworzyły negatywnego wrażenia budowania oszczędności.

dr Antoni Kolek
prezes Instytutu Emerytalnego
Oskar Sobolewski
prawnik w kancelarii Wojewódka
i Wspólnicy, ekspert Instytutu Emerytalnego

PODSTAWA PRAWNA:
– Ustawa z dnia 4 października 2018 roku o pracowniczych planach kapitałowych Dz. U. 2018 poz. 2215, z 2019 r. poz. 1074, 1572)

SPIS TREŚCI

Wydawca: SKIBNIEWSKI MEDIA, Warszawa