Jak opieczętować legitymację służbową pracownika urzędu gminy?

FUNKCJONOWANIE SAMORZĄDU - SAS 5 / 2020

PYTANIE

Jaką pieczęcią powinniśmy opieczętować legitymację służbową wydawaną pracownikowi urzędu gminy lub jednostki podległej? Czy powinna to być
pieczęć okrągła z godłem z napisem w otoku: „urząd gminy...”, „gmina...”, czy „wójt gminy...”? Z naszej obserwacji wynika, że są stosowane różne praktyki.

ODPOWIEDŹ

W przypadku wydania legitymacji służbowej w otoku pieczęci powinna być umieszczona nazwa jednostki organizacyjnej – urzędu gminy, której pracownikiem jest osoba wskazana w legitymacji.

Problematyka legitymacji służbowych pracowników samorządowych nie jest uregulowana wprost w żadnym akcie prawa powszechnie obowiązującego. Ustawodawca pozostawił w tym zakresie dużą swobodę organom wykonawczym gmin (wójtom, burmistrzom, prezydentom miast, starostom i marszałkom województw). W konsekwencji powyższego wzór takiej legitymacji określany jest odrębnie dla każdej jednostki samorządu terytorialnego, zarządzeniem organu wykonawczego tej jednostki. Powoduje to, że legitymacje te różnią się, również w zakresie, który powinien być określony w taki sam sposób dla wszystkich jednostek samorządu terytorialnego, tzn. w zakresie pieczęci, którą ta legitymacja ma być opatrzona.

Zgodnie z art. 16c ust. 1 ustawy z dnia 31 stycznia 1980 r. o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1509, z późn. zm.) urzędową pieczęcią jest metalowa, tłoczona pieczęć okrągła, zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczypospolitej Polskiej, a w otoku napis odpowiadający nazwie podmiotu uprawnionego do używania urzędowej pieczęci.

W myśl zaś ust. 2 ww. przepisu urzędową pieczęcią gminy, powiatu, samorządu województwa lub związku jednostek samorządu terytorialnego może być również pieczęć, o której mowa w ust. 1, zawierająca pośrodku, zamiast wizerunku orła ustalonego dla godła Rzeczypospolitej Polskiej, odpowiednio herb gminy, powiatu lub województwa. Odcisk pieczęci z herbem nie może być umieszczany na dokumentach urzędowych w sprawach z zakresu administracji rządowej. Urzędowej pieczęci używają podmioty, o których mowa w art. 2a (ust. 3).
Z przepisu tego nie wynika jednak, czy w otoku tego herbu ma widnieć napis: wójt gminy..., gmina... czy też urząd gminy...

ORZECZNICTWO

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 2 lipca 2010 r., sygn. akt II FSK 709/09, Lex nr 596585 uznał, że organ wykonawczy gminy w sprawach z zakresu zadań własnych gminy jest podmiotem uprawnionym, w rozumieniu art. 16c ust. 3 ustawy o godle […], do używania pieczęci urzędowej zawierającej pośrodku wizerunek herbu gminy. Przepis art. 16c ust. 2 tej ustawy, stanowiący, że odcisk pieczęci z herbem nie może być umieszczany na dokumentach urzędowych w sprawach z zakresu administracji rządowej, jest przepisem ścieśniającym i nie może być interpretowany rozszerzająco na niekorzyść uprawnienia gminy do używania pieczęci z herbem w sprawach z zakresu administracji samorządowej, z pominięciem jej organów (por. również wyrok NSA 18.06.2009 r., sygn. II GSK 1002/08, z 18.11.2009 r., sygn. akt II GSK 175/09 oraz z 11.05.2010 r., sygn. akt II FSK 439/09).
W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego organ wykonawczy gminy (wójt, burmistrz, prezydent miasta) w sprawach z zakresu zadań własnych gminy jest podmiotem uprawnionym, w rozumieniu art. 16c ust. 3 ustawy o godle […] do używania pieczęci urzędowej zawierającej pośrodku wizerunek herbu gminy. Przepis art. 16c ust. 2 tej ustawy, stanowiący, że odcisk pieczęci z herbem nie może być umieszczany na dokumentach urzędowych w sprawach z zakresu administracji rządowej, jest przepisem ścieśniającym i nie może być interpretowany rozszerzająco na niekorzyść uprawnienia gminy do używania pieczęci z herbem w sprawach z zakresu administracji samorządowej, z pominięciem jej organów.
W takim przypadku obok herbu gminy powinien być wskazany organ gminy, wykonujący dane zadanie własne gminy, a zatem organ działający w ramach tzw. imperium (w sposób władczy), wydając w tym celu stosowny akt administracyjny, albo podejmując inną czynność na podstawie określonej normy prawa powszechnie obowiązującego.
Taka sytuacja nie ma jednak miejsca w przypadku wydania legitymacji służbowej pracownikowi urzędu gminy, czy też jednostki podległej. Wydanie legitymacji służbowej nie wiąże się bowiem z wykonywaniem żadnego zadania własnego z zakresu administracji publicznej, na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego (w ramach tzw. imperium). Mając na uwadze powyższe wydaje się, że wówczas w otoku powinna być umieszczona nazwa jednostki organizacyjnej – urzędu gminy, której pracownikiem jest osoba wskazana w legitymacji. Jako zaś wydający tę legitymację powinien być wskazany kierownik tej jednostki organizacyjnej. Zgodnie z art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 713) kierownikiem urzędu gminy jest wójt (burmistrz, prezydent miasta).

Sławomir Pyźlak
radca prawny

SPIS TREŚCI

Wydawca: SKIBNIEWSKI MEDIA, Warszawa