Jaka opłata za ksero akt sprawy?
POSTĘPOWANIE ADMINISTRACYJNE - SAS 10/2011
PYTANIE SEKRETARZA:
Czy w związku z nowelizacją k.p.a. zmieniły się zasady odpłatności za sporządzenie kopii z akt sprawy?
ODPOWIEDŹ PRAWNIKA:
Kwestie techniki sporządzania kserokopii i jego kosztów wymagają organizacyjnego rozwiązania przez organ, lecz nie należą do istoty obowiązku organu wyrażonego w art. 73 § 1 k.p.a., a tym bardziej nie mogą organu z tego obowiązku zwalniać.
Przepis art. 73 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U z 1998 r. Nr 1071 z późn. zm.) w brzmieniu nadanym mu przez art. 1 pkt 14 ustawy z dnia 3 grudnia 2010 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 18) nie wprowadził żadnych zmian do pierwotnego brzmienia tego przepisu w zakresie kosztów sporządzania kopii z akt sprawy.
Konieczność nowelizacji art. 73 k.p.a. wynikała m.in. z tego, że przepis ten w dotychczasowym brzmieniu nie przystawał do dzisiejszych realiów, szczególnie w zakresie postępu technicznego (nie przewidywał możliwości sporządzania kopii z akt sprawy w jakikolwiek sposób). W rzeczywistości i tak kserokopie poszczególnych dokumentów z akt sprawy były sporządzane. W praktyce powstawały ponadto wątpliwości w zakresie korzystania z tego prawa przez strony po zakończeniu postępowania administracyjnego w danej sprawie.
PRZEGLĄDANIE AKT TYLKO W URZĘDZIE I POD OKIEM PRACOWNIKA
Znowelizowany przepis art. 73 k.p.a. porządkuje ponadto same zasady przeglądania akt sprawy, stanowiąc, że odbywa się to w lokalu organu administracji publicznej, w obecności pracownika tego organu. Zmiany te mają jednak charakter porządkujący, ponieważ w istocie sanują utrwaloną linię orzecznictwa sądów administracyjnych w tym przedmiocie oraz obowiązujące regulacje wewnętrzne wprowadzone w poszczególnych urzędach obsługujących dane organy administracji publicznej.
NSA w wyroku z dnia 29 marca 2001 r., II SA 2580/00 (LEX nr 6359) stwierdził, że skoro strona ma prawo sporządzać notatki lub odpisy z wszelkich pism znajdujących się w aktach sprawy, to tym samym brak jest podstaw do odmowy sporządzenia tychże pism za pomocą kserokopiarki jak i innych nowoczesnych urządzeń służących do powielania i gromadzenia materiałów oraz informacji. Problem może jedynie sprowadzać się do ustalenia odpłatności za powyższe.
ORGAN DECYDUJE O KSEROWANIU I OPŁATACH
Uprawnienie strony do sporządzania odpisów z akt sprawy może być realizowane również przez sporządzenie kserokopii pism zawartych w aktach. Organ ma swobodę przy tworzeniu warunków sporządzania kserokopii, lecz odmowa ich wydania narusza art. 73 § 1 k.p.a. Podnieść należy, iż kwestie techniki sporządzania kserokopii i jego kosztów wymagają organizacyjnego rozwiązania przez organ, lecz nie należą do istoty obowiązku organu wyrażonego w art. 73 § 1 k.p.a., a tym bardziej nie mogą organu z tego obowiązku zwalniać por. wyrok NSA z dnia19.01.2010 r., sygn. II OSK 2043/09, Lex nr 600096).
BEZ OBOWIĄZKU URZĘDOWEGO DORĘCZANIA KOPII
W orzecznictwie sądów administracyjnych dominuje pogląd, że organ administracji publicznej nie ma obowiązku sporządzania kserokopii z akt sprawy i doręczania ich stronie. Jest to teza bezwzględnie słuszna, jednak nie oznacza ona, że organ nie ma powinności umożliwienia stronie odpłatnego wykonania tych kserokopii w siedzibie organu.
Czym innym jest bowiem obowiązek urzędowego doręczania kserokopii z akt sprawy na koszt administracji, a czym innym obowiązek organu udostępnienia akt stronie w formie uzyskania kserokopii w danym urzędzie. Na ten temat najpełniej wypowiedział się NSA w orzeczeniu z dnia 8 kwietnia 1998 r., I SA/Gd 1657/97, LEX nr 35920, w którym ustalono obowiązek organu stworzenia możliwości wydania kserokopii akt sprawy, za odpowiednią odpłatnością. Podkreśla to również często powoływany wyrok NSA z dnia 29 marca 2001 r., II SA 2580/00, LEX nr 46359, Wokanda 2002/1/26, MPr 2001/9/475, Wspólnota 2002/29-30/52, być może niejednolicie rozumiany, gdyż od urzędnika jednocześnie wymaga się, aby stworzył warunki otrzymania przez stronę kserokopii w siedzibie urzędu oraz poucza się go, że nie ma obowiązku sam sporządzić tych kserokopii i jeszcze doręczać je urzędowo stronie.
Obecnie strony powszechnie korzystały z możliwości uzyskiwania kopii poszczególnych dokumentów z akt sprawy, które to kopie wykonywali pracownicy administracji publicznej zatrudnieni w urzędzie obsługującym dany organ administracji publicznej. Nawet w obecnym stanie prawnym trudno sobie wyobrazić sytuację udostępniania akt sprawy stronie (stronom) w celu sporządzenia z nich kopii w odpłatnym punkcie ksero, bez jakiegokolwiek nadzoru nad sposobem korzystania z tych akt.
Przedmiotowa nowelizacja art. 73 k.p.a. nie zmienia zatem istniejącej praktyki w tym zakresie, a w konsekwencji powyższego, nie powoduje dodatkowego obciążenia finansowego organów administracji publicznej.
Reasumując należy podkreślić, że nowelizacja art. 73 k.p.a. nie wprowadziła żadnych zmian w zakresie odpłatności za sporządzane na wniosek stron postępowania administracyjnego kopie z akt sprawy.
Sławomir Pyźlak
Podstawa prawna:
– Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r.
– Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U z 1998 r. Nr 1071 z późn. zm.).
