Praca zdalna w urzędzie – wyzwania w świetle nowelizacji Kodeksu pracy
ANALIZY SAMORZĄDOWE - BILETYN SAMORZĄDOWCA 2 / 2023
Z dniem 7 kwietnia 2023 roku wejdą w życie przepisy w zakresie możliwości wykonywania przez pracowników pracy w formie zdalnej. Praca zdalna nie jest pojęciem nowym. Kierując się względami praktycznymi, spowodowanymi ograniczeniami związanymi z okresem pandemii, w wielu firmach pracodawcy, chcąc zapewnić ciągłość wykonywania pracy, dopuszczali możliwość świadczenia przez pracowników pracy – zarówno całkowicie, jak i częściowo – poza miejscem jej stałego wykonywania określonym w umowie o pracę. Praktyka ta obecna była również w wielu urzędach administracji publicznej, gdzie pracodawca organizował pracę, dopuszczając wykonywanie jej przez pracowników w formie zdalnej.
Rozwiązanie takie umożliwiały przepisy tzw. ustawy covidowej, zgodnie z którymi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, pracodawca w celu przeciwdziałania COVID-19 miał możliwość polecenia poszczególnemu pracownikowi wykonywania, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania. Rozwiązanie to było jednak rozwiązaniem czasowym, wprowadzonym na okres trwania pandemii, a ustawa ta nie regulowała istotnych z punktu praktycznego kwestii związanych z takim sposobem świadczenia przez pracowników pracy. Z dniem wejścia w życie nowych przepisów sytuacja pracodawców ulegnie diametralnej zmianie, w związku z czym poniżej przedstawiamy najważniejsze kwestie.
Najważniejsze informacje w zakresie nowych regulacji dotyczących pracy zdalnej:
1. Praca zdalna wykonywana będzie na wniosek pracownika i każdorazowo wymagać będzie uzgodnienia z pracodawcą, a praca zdalna na polecenie pracodawcy, z chwilą wejścia w życie przepisów w zakresie pracy zdalnej, wykonywana będzie jedynie w przypadkach i na zasadach ściśle określonych w ustawie.
2. Szczegółowe zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku, gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. U pracodawców, u których nie działają organizację związkowe regulamin jest formą uregulowania pracy zdalnej. Treść regulaminu podlega konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
3. Czy wniosek o pracę zdalną jest dla pracodawcy wiążący? Możliwość wykonywania przez pracownika pracy zdalnej wymaga każdorazowego uzgodnienia z pracodawcą. Ustawodawca, w przyjętej nowelizacji przepisów, zdecydował się na wprowadzenie regulacji, zgodnie z którą w odniesieniu do określonej grupy pracowników, tj. pracownika – rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu, dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności, dziecka ze szczególnymi potrzebami edukacyjnymi, tj. posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, pracownika w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, pracownika sprawującego osobistą opiekę nad innym członkiem rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności – w przypadku, w którym organizacja pracy oraz rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy dopuszczają wykonywanie jej w formie zdalnej, pracodawca co do zasady powinien uwzględnić wniosek pracownika zaliczającego się do tej grupy. W przypadku odmowy pracodawca zobowiązany jest do poinformowania pracownika w terminie 7 dni od dnia złożenia przez pracownika wniosku o przyczynie odmowy.
4. Okazjonalna praca zdalna. Praca zdalna może być również wykonywana w ramach tzw. okazjonalnej pracy zdalnej w ciągu 24 dni w roku kalendarzowym. Potrzebę wprowadzenia instytucji pracy zdalnej okazjonalnej ustawodawca uzasadnił interesem pracownika, który ze względu na szczególne okoliczności nie może wykonywać pracy w stałym miejscu, w szczególności w sytuacjach takich jak przykładowo konieczność opieki nad członkiem rodziny czy wyjazd do innej miejscowości w celu załatwienia spraw osobistych. Pracodawca jednak nie ma obowiązku uwzględnienia takiego wniosku.
5. Miejsce wykonywania pracy. Pracownik może wykonywać pracę w więcej niż jednym miejscu, jednak każdorazowo wymaga to uzgodnienia z pracodawcą. Pracownik nie może samodzielnie zmieniać miejsca, w którym pracę zdalną świadczy.
6. Najważniejsze obowiązki pracodawcy:
zapewnienie materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz ich instalację, serwis, konserwację;
pokrycie poniesionych przez pracownika kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej w postaci wypłaty ekwiwalentu;
zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną odpowiedniego szkolenia i niezbędnej pomocy technicznej w związku z wykonywaniem przez niego pracy w formie zdalnej.
7. Kontrola pracy zdalnej – pracodawca może przeprowadzić trzy rodzaje kontroli pracy zdalnej:
- kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika;
- kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
- kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.
- Kontrole powinny się odbywać z zachowaniem prawa pracownika do prywatności. Kontrola przeprowadzana jest w porozumieniu z pracownikiem, w godzinach pracy, w miejscu wykonywania pracy.
ISTOTNE KWESTIE Z PUNKTU WIDZENIA WYKONYWANIA PRACY ZDALNEJ W URZĘDACH:
Ochrona danych osobowych – Biorąc pod uwagę, że pracownicy urzędów w codziennej pracy przetwarzają duże zbiory danych osobowych, w tym także dane szczególnej kategorii, niezbędne jest opracowanie efektywnej procedury w zakresie ochrony danych w trakcie wykonywania pracy zdalnej. Z perspektywy bezpieczeństwa danych korzystanie z narzędzi zapewnionych przez pracodawcę musi zapobiegać jakimkolwiek naruszeniom przepisów w zakresie ochrony danych osobowych, w szczególności w postaci przypadkowego udostępnienia danych osobom trzecim czy wglądu osób nieuprawnionych do danych osobowych. W tym zakresie pracodawca powinien podjąć odpowiednie działania, zabezpieczające przekazywane pracownikowi informację czy dane.
BHP – Pracodawca ma obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Co do zasady, w ramach wykonywania pracy zdalnej, pracownik samodzielnie organizuje sobie stanowisko pracy, jednak stanowisko jego pracy musi spełniać wskazane przez ustawodawcę i przekazane przez pracodawcę pracownikowi wymogi, w szczególności uwzględniające zasady ergonomii oraz zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. W tym celu konieczne jest, aby pracodawca opracował i zapoznał pracownika z odpowiednią oceną ryzyka zawodowego, jak i informacjami o zasadach i sposobie organizacji pracy.
Podsumowując, dopuszczenie przez ustawodawcę możliwości wykonywania przez pracowników pracy w formie zdalnej, choć niewątpliwie stanowi odpowiedź na zmieniające się potrzeby rynku pracy, jest rozwiązaniem generującym po stronie pracodawcy sporo wyzwań natury organizacyjnej, do których pracodawcy muszą się w sposób odpowiedni przygotować.
Katarzyna Zając
Wojewódka i Wspólnicy
